「閲覧者」と「共有」の違いとは？迷わないための使い分けポイント

投稿日：2026年07月21日

こんにちは、Create!Webフローカスタマーサクセス担当です!

Create!Webフローには、申請書を確認できる仕組みとして「閲覧者」と「共有」があります。

どちらも申請内容を確認できる機能ですが、
「どう違うの？」「どちらを使えばよいの？」と迷うことはありませんか。

今回は、この2つの違いと使い分けについてご紹介します。

お困りごとケース

承認や決裁はしないものの、申請内容を確認しておきたい立場の方はいませんか？
例えば、以下のような運用をしている企業も多いのではないでしょうか。

Create!Webフローでは、申請書を確認できるようにする設定として承認者・決裁者以外に「閲覧者」と「共有」があります。

具体的にどのような違いがあるのだろうか
どっちを使ったらよいのだろうか

と悩まれているケースを見かけることがあるため、ここでご紹介したいと思います。

決裁後のユーザーに申請書の内容を必ず確認してもらう必要がある場合は「閲覧者」、
必要に応じて確認してもらう場合は「共有」を利用します。

それでは、詳しく見ていきましょう。

Create!Webフローでは承認ルート上のユーザーに「申請者」、「承認者」、「決裁者」、「閲覧者」という役割を持たせることができます。
画面上では、緑色で表示されているユーザーが「閲覧者」です。

閲覧者となったユーザーは承認ルート上に存在するため、申請書を閲覧(処理)しないと申請書が完了しません。
つまり、申請書の確認を必須にでき、確認した証跡もデータとして残ります。
そのため、決裁後に必ず申請内容を確認する必要があるユーザーは、閲覧者に指定します。

共有は、承認ルート上に登場しないユーザーに申請内容を閲覧できる権限を付与する機能です。
共有されたユーザーは[共有 - 進行中]や[共有 - 完了]画面から申請書を表示できます。
あくまで、閲覧権限のみが付与されるため、申請書を閲覧しなくても申請書の進捗に影響はありません。

共有された申請書は、ユーザー自身が必要に応じて確認しに行く必要があります。
そのため、月末など必要なタイミングで確認してもらいたい場合は、共有機能を利用します。

共有機能の方法を知りたい方は「申請案件を共有する」をご覧ください。

閲覧者と共有の違いを整理すると、次のようになります。

そのため、冒頭で紹介した業務では、以下のように使い分けるのがおすすめです。

閲覧者と共有は、申請書を必ず確認する必要があるかどうかで使い分けます。
決裁後に必ず内容を確認するユーザーには閲覧者を、
必要なタイミングで内容を確認するユーザーには共有を設定してください。

ユーザーの業務内容に合わせて設定することで、申請書の確認漏れを防ぎつつ、適切に情報共有ができるようになります。

それでは、また次のブログ記事でお会いしましょう👋